Copilot routet in die USA. Die DSGVO-Checkliste.

Seit dem 7. Januar 2026 verarbeitet Microsoft Copilot Anfragen teilweise über Anthropics Infrastruktur, außerhalb der Microsoft-EU-Datengrenze. Seit dem 25. März 2026 verlassen Prompts und Dokumente bei Lastspitzen die EU: geroutet nach USA, Kanada oder Australien, standardmäßig aktiv, ohne prominenten Hinweis. Für Steuerkanzleien und Versicherungsmakler sind das keine abstrakten Compliance-Themen, das sind konkrete Pflichtenkonflikte.

Was passiert ist: Zwei Events in fünf Monaten

Chronologie zuerst, Einschätzung danach

7. Januar 2026: Anthropic als neuer Sub-Processor

Microsoft hat Anthropic-Modelle (Claude-Familie) in M365 Copilot integriert. Betroffen: Copilot Researcher, Copilot Studio, Power Platform und Copilot in M365-Apps: Word, Outlook, Teams. Anthropic agiert dabei als Microsoft-Subprozessor, nicht als eigenständiger Auftragsverarbeiter mit separatem AVV.

Für EU/EFTA/UK-Tenants war der Default am 7. Januar "aus". Der Toggle existiert aber im Admin Center, und er ist leicht zu aktivieren, zum Beispiel beim Setup neuer Copilot-Features oder beim Freischalten von Researcher. Entscheidend: Anthropic ist nicht Bestandteil von Microsofts EU Data Boundary Commitments. Wird der Toggle aktiviert, verlassen Prompts und Responses die EU-Datengrenze ohne geografische Garantie.

25. März 2026 / 17. April 2026: Flex Routing

Flex Routing erlaubt Microsoft, LLM-Inferencing bei Lastspitzen in Rechenzentren außerhalb der EU auszuführen: USA, Kanada, Australien. Betroffen sind Prompts, Responses und Grounding Data: der Dokumentenkontext, den Copilot zur Antwortgenerierung zieht.

Timeline: Neue Tenants ab 25. März 2026 per Default aktiv. Bestehende Tenants: automatisch aktiviert ab 17. April 2026. Opt-out war erforderlich, kein Opt-in.

Kommunikation: Microsoft Message Center Einträge. Kein separater Hinweis an Kunden oder Microsoft-Partner in Deutschland.

Flex Routing: Was genau die EU verlässt

Nicht Metadaten. Inhaltsdaten.

Das häufigste Missverständnis: IT-Verantwortliche glauben, "nur Anfragen" seien betroffen: abstrakte Tokens, keine echten Inhalte. Das ist falsch.

Flex Routing überträgt:

• Den vollständigen Prompt: alles, was ins Copilot-Eingabefeld eingegeben wird
• Die Response: das generierte Ergebnis inklusive synthetisierter Informationen aus dem Kontext
• Grounding Data: der Kontext, den Copilot aus M365-Daten zieht: geöffnete E-Mail-Threads, SharePoint-Dokumente, OneDrive-Dateien

Praktisches Beispiel: Eine Kanzleimitarbeiterin öffnet einen 80-seitigen Jahresabschluss in Word und bittet Copilot, eine Executive Summary zu erstellen. Dieser Jahresabschluss ist Grounding Data. Bei Flex Routing verlässt er die EU: temporär, automatisch, ohne Benachrichtigung.

Rechtliche Einordnung: Art. 44 DSGVO, Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland. Auch temporäre, automatisierte Übermittlungen fallen darunter, das ist keine Auslegungsfrage, sondern EuGH-Rechtsprechung (Schrems II, C-311/18, 16.07.2020). Microsoft stützt sich auf EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln (SCCs). Für viele Unternehmen ausreichend. Für regulierte Berufe ist die Lage komplizierter.

Warum Steuerkanzleien und Versicherungsmakler besonders betroffen sind

Berufsgeheimnis trifft Drittlandtransfer

Für einen Onlinehändler oder eine Marketingagentur ist Flex Routing ein dokumentierbares Risiko, handhabbar mit SCCs, Verarbeitungsverzeichnis-Update und DSB-Information.

Für Steuerkanzleien und Versicherungsmakler ist die Ausgangslage strukturell anders.

Steuerberater (§ 57 Abs. 1 StBerG):

Die Verschwiegenheitspflicht umfasst alle Tatsachen, die dem Steuerberater im Zusammenhang mit der Berufstätigkeit bekannt geworden sind. Bilanzen, Einkommensnachweise, Betriebsprüfungskorrespondenz, Steuerbescheide: exakt die Dokumente, die täglich als Copilot-Grounding-Kontext geöffnet werden. § 203 StGB (Verletzung von Privatgeheimnissen) greift parallel: unbefugte Offenbarung von Berufsgeheimnissen an Dritte ist strafbar.

Die offene Frage: Ist der temporäre Transfer durch Flex Routing eine strafbewehrte Offenbarung? Das ist nach unserem Kenntnisstand noch nicht gerichtlich entschieden. Stand: Juni 2026. Rechtsbewertung deines Datenschutzbeauftragten und der BStBK einholen, bevor Flex Routing aktiv bleibt.

Versicherungsmakler (§ 34d GewO, Art. 9 DSGVO):

Makler-Kundendaten enthalten häufig Gesundheitsinformationen: BU-Anträge, PKV-Korrespondenz, ärztliche Atteste. Das sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO mit verschärften Anforderungen bei Drittlandtransfers. § 203 StGB gilt auch für Versicherungsvermittler nach § 34d GewO.

Hinzu kommt BaFin VAIT (Versicherungsaufsichtliche Anforderungen an die IT, 2023): Anforderungen an IT-Auslagerungen und Drittdienstleister. Ob Flex Routing unter relevante Auslagerungspflichten fällt, ist behördlich nach unserem Kenntnisstand noch nicht entschieden. Stand: Juni 2026, mit Datenschutzberater abstimmen.

Ein Signal zur Lage: Laut asscompact.de wissen nur 11 % der Versicherungsmakler, welche Anforderungen neue KI-Regeln an ihren Betrieb stellen. Flex Routing läuft also in der Mehrheit der Makler-Tenants seit April 2026 still im Hintergrund.

Die 8-Punkte-Admin-Checkliste

Keine langen Erklärungen, reine Aktion

Priorität 1 (heute):

1. Flex Routing deaktivieren: Microsoft 365 Admin Center → Copilot → Einstellungen → Alle anzeigen → "Flex Routing bei Spitzenlastzeiten" → "Flex Routing nicht zulassen" auswählen. Einstellung greift nach bis zu 7 Tagen, danach erneut verifizieren.
2. Anthropic-Toggle prüfen: Admin Center → Einstellungen → Copilot → KI-Subprozessoren: Toggle "Anthropic" deaktiviert? Falls der Tenant in den letzten 6 Monaten neu konfiguriert wurde: doppelt prüfen.
3. Screenshots mit Zeitstempel: Beide Einstellungen dokumentieren, PDF-Export in die DSGVO-Akte. Nachweis für Aufsichtsbehörden.

Priorität 2 (diese Woche):

4. Verarbeitungsverzeichnis updaten (Art. 30 DSGVO): M365 Copilot-Eintrag ergänzen: Sub-Processor Anthropic (Status + Datum), Flex Routing (Status + Datum), Geo-Fallback-Regionen vor Deaktivierung (USA/Kanada/Australien).
5. AVV mit Microsoft prüfen: Microsoft hat das DPA im Dezember 2025 aktualisiert. Gilt der bestehende AVV noch? Anlage 1 (Sub-Processor-Liste) auf Anthropic prüfen.
6. DSB informieren: Interner oder externer Datenschutzbeauftragter: heute, nicht Ende der Woche.

Priorität 3 (nächste 30 Tage):

7. DSFA prüfen oder erstellen: Falls eine Datenschutz-Folgenabschätzung für M365 Copilot existiert: Update erforderlich. Falls nicht: Bestandsaufnahme, welche Daten als Copilot-Kontext genutzt werden.
8. Mitarbeiter-Richtlinie schriftlich festlegen: Was darf bis zur abschließenden Klärung nicht als Copilot-Kontext eingegeben werden? Konkret: Mandantennamen + Steuernummern, Schadensakten, Kontonummern, Gesundheitsdaten, laufende Betriebsprüfungen. Schriftlich, nicht nur mündlich.

Wenn Copilot unverzichtbar bleibt

Realismus statt Panik

Copilot abschalten ist für die meisten M365-Nutzer keine Option, zu tief integriert in Outlook, Teams und Word.

Flex Routing deaktivieren + Anthropic deaktivieren + Verarbeitungsverzeichnis aktualisieren: Das löst die unmittelbaren Risiken. Copilot bleibt nutzbar.

Aber die strukturelle Frage bleibt: Sollen kanzlei- oder makler-spezifische KI-Use-Cases (automatisierte Erst-Antworten auf Standardanfragen, FAQ-Bots für Mandanten, Zusammenfassung eingehender Schadensmeldungen) über Infrastruktur laufen, bei der Routing-Entscheidungen von Microsoft ohne dein Vorabwissen getroffen werden?

Die strukturelle Alternative: Direkte Claude-API-Integration über Anthropics EU-Region, Serverhosting auf Hetzner (Frankfurt/Nürnberg, Deutschland), expliziter AVV, kein Microsoft-Routing-Layer. Ein KI-Chatbot, der ausschließlich auf deutschen Servern läuft, mit definierter Datenhoheit, ohne Überraschungen durch stille Infrastrukturänderungen. In 14 Tagen live.

→ KI-Chatbot für Kanzleien und Makler - Sehlmeyer Digital

Fazit

Flex Routing und der Anthropic-Sub-Processor sind keine Sicherheitslücken. Sie sind Architekturentscheidungen von Microsoft: standard-aktiviert, kein Alarm, kein Opt-in.

Für regulierte Branchen bedeutet das: zwei neue Einträge in der DSGVO-Dokumentation, zwei Toggles im Admin Center, eine Mitarbeiter-Richtlinie. Gesamtaufwand: 1 bis 2 Stunden.

Schieb es nicht auf den nächsten Monatsabschluss.