Außerhalb der Zeiten
Rückrufbitte statt Mailbox
Nach Feierabend, am Wochenende, im Urlaub: Er nimmt ab, erfasst Name, Nummer, Anliegen und Dringlichkeit und schickt dir alles als E-Mail. Morgens weißt du, wen du zuerst anrufst.
KI-Rezeptionist · live testbar
Geht ran. Auch um 19:42.
Ein KI-Rezeptionist an deiner Rufnummer. Er nimmt ab, wenn du im Termin bist oder Feierabend hast, klärt das Anliegen und schickt dir eine strukturierte Rückrufbitte. Kein Anrufbeantworter, keine verpasste Schadenmeldung.
Deutsche Rufnummer
EU-Hosting mit AV-Vertrag
In 14 Tagen live
Was er übernimmt
Kein Anrufbeantworter. Eine Rezeption.
Er nimmt ab, hört zu und sortiert. Was er lösen kann, löst er. Alles andere landet mit Kontext bei dir.
Tagsüber
Löst selbst oder stellt durch
Adressänderung, Unterlagen-Anfrage, Terminwunsch, Schaden-Erstaufnahme erledigt er selbst. Alles andere geht mit Kontext an die richtige Person, per Durchstellen oder Notiz.
Deine Regeln
Deine Zeiten, deine Eskalation
Wer welche Mail bekommt, wann durchgestellt wird und was als dringend gilt, steht im Scope-Papier. Du kannst es jederzeit ändern.
DSGVO und EU AI Act
EU-Telefonie, EU-Daten
Deutsche Rufnummer, EU-Hosting, Sprach-API mit AV-Vertrag. Anrufer erfahren zu Beginn, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen. Die Transparenzpflicht nach EU AI Act ist eingebaut.
Am nächsten Morgen
Du weißt, wen du zuerst anrufst.
Jeder Anruf, den du nicht annehmen konntest, kommt als sortierte Rückrufbitte in dein Postfach. Mit allem, was du für den Rückruf brauchst.
- Name, Nummer, Anliegen, Dringlichkeit, sauber erfasst statt Mailbox abhören
- Schaden zuerst: dringende Anliegen sind markiert
- An die richtige Person, nach deinen Regeln verteilt
VonKI-Rezeption · Maklerbüro Bauer
AnFrau Bauer
Rückrufbitte: Kfz-Schaden dringend
- Anrufer
- T. Weber · 0171 …
- Anliegen
- Kfz · Auffahrunfall · kein Personenschaden
- Rückruf
- Morgen 8:30 · an Frau Bauer
Notiz aus dem GesprächHatte gerade einen Auffahrunfall und fragt, wen er jetzt anrufen muss. Niemand verletzt, Fahrzeug fahrbereit.
So läuft es ab
Drei Schritte, 14 Tage.
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01
Scope
Kickoff und Gesprächsleitfaden
Öffnungszeiten, typische Anliegen, Eskalationsregeln und Empfänger der Rückrufbitten stehen im Scope-Papier. Du weißt vorher, was der Assistent sagt und was nicht.
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02
Aufbau
Rufnummer, Stimme und Anbindung
Rufnummer oder Weiterleitung wird eingerichtet, der Assistent auf deine Anliegen trainiert, Rückrufbitten landen im richtigen Postfach. Testanrufe machen wir gemeinsam.
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03
Live
Go-live und Übergabe
Schulung in 45 Minuten: Dashboard, Anrufprotokolle, Leitfaden pflegen. 30 Tage Support sind inklusive.
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja. Zu Beginn jedes Gesprächs sagt er, dass hier ein KI-Assistent spricht. Das verlangt der EU AI Act, und es ist ehrlich gegenüber deinen Kunden. Was er nicht kann oder darf, gibt er als Rückrufbitte an dich weiter.
Brauche ich eine neue Telefonnummer?
Nein. Entweder bekommst du eine deutsche Rufnummer, oder deine bestehende Nummer wird zu den Zeiten weitergeleitet, die du festlegst. Das klären wir im Kickoff.
Was sagt er, und was nicht?
Das steht vorher im Scope-Papier: Öffnungszeiten, typische Anliegen, Eskalationsregeln. Du weißt vorher, was der Assistent sagt und was nicht, und kannst es jederzeit anpassen.
Wo landen die Gesprächsdaten?
Deutsche Rufnummer, EU-Hosting, Sprach-API mit AV-Vertrag. Welche Daten wohin gehen, ist für dein Büro dokumentiert.
Passt gut dazu
Mehr Anfragen, die ankommen.
Nächster Schritt
Ruf ihn an. Dann reden wir.
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Anrufvolumen, Öffnungszeiten und typische Anliegen. 30 Minuten, per Zoom oder Telefon, ohne Pitch.